JUillet 2023
Notice d’information en matière de protection des données pour la société AUBEP (ci-après « AUBEP »).
AUBEP attache une grande importance à la protection des Données Personnelles de ses clientes et clients (ci-après le «Client») et s’engage à les collecter et à les traiter de manière transparente dans le respect de la loi fédérale sur la protection des données (ci-après la «Loi»). La présente notice vise à informer toute Personne Concernée (voir définition ci-dessous) des types de Données Personnelles traitées par AUBEP et de l’utilisation qui en est faite par cette dernière, ainsi que des fondements légaux sur lesquels elle s’appuie. Cette notice décrit également les droits du Client dans ce contexte. Elle complète les accords contractuels qui lient le Client à AUBEP
Le terme de Données Personnelles désigne toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée (par ex. par son prénom, nom) ou identifiable (par ex. par un nom ou un numéro de passeport). Dans le cadre de ses activités, AUBEP est amené à collecter et à traiter des Données Personnelles concernant le Client et des personnes liées à celui-ci (ci-après désignés ensemble par «Personne Concernée»).
Les informations de l’entreprise que nous protégeons désignent toutes les données stockées sur les ordinateurs et serveurs gérés par AUBEP SA (serveurs internes, serveurs externes sous contrat de gestion, serveurs cloud hébergés auprès des fournisseurs d’AUBEP SA ,plateformes Atlassian confluence et JIRA, GitLab, MailChimp, Microsoft Office365 pour le domaine aubep.ch : Outlook, Teams, OneDrive), le code source, l’information transmise à travers les réseaux, imprimée ou écrite sur papier, stockée sur des supports amovibles ou orale dans les conversations et à travers les téléphones et autres moyens de communication à distance.
Les données sensibles désignent des informations personnelles, médicales, de sécurité (mot de passe ou détails d’infrastructure informatique), code source, données salariales, chiffres d’affaires, coordonnées bancaires, codes d’accès.
AUBEP évalue ses fournisseurs d’hébergements régulièrement et s’assurent qu’ils respectent les normes strictes de sécurité du moment, ainsi que les normes en vigueurs comme par exemple la norme ISO 27001. Chaque fournisseur d’hébergement d’AUBEP SA doit assurer un taux de service des infrastructures de 99,99% avec un contrat SLA correspondant et les couvertures de sécurité et de sauvegarde sont régulièrement vérifiées avec un engagement signé du fournisseur.
Les adresses peuvent être transmises à Google pour l'affichage des cartes lorsque l'utilisateur de notre plateforme AUBEP désire visualiser l'adresse dans Google Maps depuis les fiches contacts.
AUBEP s’engage à respecter les principes reconnus en matière de protection des données :
• Licéité (ou légalité) : le traitement de données personnelles ne doit pas enfreindre de lois (LPD et RGPD si applicable). Il doit reposer sur une base légale, sur le consentement éclairé ou sur un intérêt prépondérant public ou privé.
• Bonne foi : les données ne doivent en principe pas être collectées et traitées à l’insu de la personne concernée ou contre sa volonté. Elles ne doivent pas non plus être collectées par tromperie intentionnelle;
• Proportionnalité : le traitement des données personnelles doit être nécessaire, adéquat et le moins intrusif possible ;
• Finalité : les données personnelles ne doivent être traitées que dans le but indiqué lors de leur collecte, qui est prévu par la loi (LPD et RGPD si applicable ou obligation légale) ou qui ressort des circonstances ;
• Exactitude : celui qui traite des données personnelles doit s’assurer qu’elles sont correctes et prendre toute mesure appropriée pour les mettre à jour cas échéant, en particulier permettant d’effacer ou de rectifier les données inexactes ou incomplètes ;
• Sécurité : les données personnelles doivent être protégées contre tout traitement non autorisé, par des mesures organisationnelles et techniques appropriées ;
• Transparence de la collecte : la collecte de données personnelles et sa finalité doivent être reconnaissables pour la personne concernée.
Ceci concerne uniquement les données collectées directement par AUBEP SA
AUBEP traite les Données Personnelles des Personnes Concernées sur la base des motifs justificatifs légaux suivants:
Dans le cadre de la fourniture de ses produits et services, AUBEP peut être amenée à communiquer des Données Personnelles à:
Sur requête d’autorités publiques, judiciaires ou administratives ou d’organismes de réglementation ou gouvernementaux (par ex. des autorités de surveillance prudentielle), des Données Personnelles peuvent leur être remises. La remise de Données Personnelles à de telles entités peut également intervenir lorsque cela est nécessaire pour permettre à AUBEP d'établir des faits, d'exercer ses droits ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à AUBEP de faire face à une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger.
La période durant laquelle les Données Personnelles sont conservées dépend du délai de conservation légal et réglementaire applicable, ainsi que de la finalité que vise le traitement des Données Personnelles. D’une manière générale, AUBEP conserve les Données Personnelles durant une période de 10 ans dès la fin de la relation d’affaires. Une durée de conservation plus longue peut notamment se justifier pour permettre à AUBEP d'établir des faits, d'exercer ses droits ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à AUBEP de faire face à une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger.
Chaque Personne Concernée dispose des droits suivants en lien avec ses Données Personnelles, ceci dans les limites de la réglementation applicable, notamment en cas de restriction légale, d’intérêt prépondérant de tiers ou de demande abusive:
Toute Personne Concernée peut exercer les droits mentionnés dans le présent article 5 en s’adressant par mail à AUBEP à l’adresse ci-dessous: data-protection@aubep.ch
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Si vous nous envoyez un message en utilisant l'une des options de contact proposées, nous utiliserons les données communiquées pour le traitement de votre demande. La base légale pour cela est notre intérêt légitime à répondre à votre demande conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD. Si votre demande sert à la conclusion d'un contrat avec nous, une autre base légale pour le traitement est l'article 6, paragraphe 1, point b du RGPD. Les données seront effacées après le traitement de votre demande. Si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps, la suppression a lieu à l'expiration du délai correspondant.
En principe, nous ne transmettons pas les données personnelles que vous nous fournissez à des tiers, en particulier à des fins publicitaires.
Toutefois, nous collaborons avec des tiers pour l'exploitation de ce site Internet ou pour la fourniture de produits / services. Il peut arriver, dans ce cadre, que ces tiers prennent connaissance de données personnelles. Nous sélectionnons soigneusement nos prestataires de services - en particulier en ce qui concerne la protection et la sécurité des données - et nous adoptons toutes les mesures de protection des données nécessaires pour le traitement licite des données.
Nous traitons en principe les données en Suisse (transmission des données au moment de la conclusion du contrat, fichiers journaux du serveur, formulaire de contact, demande de démo, postulation, cookies). Pour la Suisse, l'UE a établi un niveau adéquat de protection des données par la décision 2000/518/CE. Nos prestataires de services, dont nous utilisons les plugins et les outils, traitent en revanche les données en partie hors de l'UE (uniquement Mailchimp). Cela est divulgué dans le cadre de la présente déclaration sur la protection des données lors de l'éclaircissement sur les plug-ins / outils utilisés.
Cette information a été publiée le 1er juillet 2023 et pourra faire l’objet de mises à jour.