Notre solution vous permettra de maîtriser la gestion de vos offres ainsi que de vos contrats sur la durée, de gérer vos stocks de matériel et consommables, de planifier les interventions de vos équipes et d’assurer la facturation de vos bons de travail.
Vous êtes dans le domaine du nettoyage ou le facility service et vous souhaitez pouvoir planifier des interventions sur demande, sur des chantiers et organiser vos équipes ? Notre solution vous permettra de maîtriser la gestion de vos offres ainsi que de vos contrats sur la durée, de gérer vos stocks de matériel et consommables, de planifier les interventions de vos équipes et d’assurer la facturation de vos bons de travail.
Notre solution permet de répondre à l’ensemble de ces problématiques métiers et couvre l’ensemble de vos activités tout en conservant un usage accessible à tous vos collaborateurs.
Notre objectif: répondre à vos besoins à 360 degrés pour vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel.
TIMBRAGE
Configurez le timbrage pour la gestion des heures par les ressources humaines selon les profils de vos collaborateurs et les règles CCT. Intégrez ensuite directement ces données aux salaires.
LOCALISATION DES ÉQUIPES ET MATÉRIELS
Grâce à notre planificateur de tâches, mettez en place un planning pour les tâches à effectuer sur le terrain par vos équipes et ressources. Planifiez l’utilisation de vos véhicules ainsi que de votre matériel.
CALENDRIER DE TRAVAIL POUR INTERVENTIONS
Planifiez les interventions par ressource à l’aide du calendrier de travail. Attribuez les tâches aux ordres de travail et comparez le calendrier planifié par rapport aux heures réalisées directement depuis votre plateforme.
SYSTÈME D'ALERTES PAR EMAIL
Connectez votre ERP avec votre boîte email puis traitez et gérez les emails sélectionnés selon les besoins définis.
Basé sur notre expérience, nous vous proposons un ensemble d'outils adaptés à votre activité. Une liste non exhaustive indique les éléments principaux offerts par chacun d'entre-eux. Ce package est uniquement une suggestion. Vous pouvez vous-même créer votre plateforme sur mesure en fonction de vos besoins.
AUBEP Cleaner
✓ Gestion de contrat
✓ Ordres de travail
✓ Timbrage
✓ Gestion des équipes et matériels
✓ Calendrier de travail pour interventions
✓ Système d'alertes par email
AUBEP Salaires
✓ Certification Swissdec
✓ Base des composants salaires
✓ Décompte des salaires
✓ Décompte des impôts sources
✓ Reprise automatique des heures travaillées et des absences depuis la solution AUBEP Timbrage
✓ Gestion des collaborateurs
✓ Convention collective
AUBEP Comptabilité
✓ Proposition d'un plan comptable adapté au métier
✓ Gestion des écritures
✓ Intégration des monnaies étrangères (manuel ou automatique)
✓ Gestion de la TVA
✓ Impression du décompte TVA automatique
✓ Automatisation de l'attribution des comptes
✓ Rapport standards PP / Bilan / contrôle / etc.
✓ Gestion des budgets
AUBEP Timbrage
✓ Timbrage via l'app-mobile
✓ Gestion des plannings des équipes
✓ Suivi des anomalies en fonction des heures timbrées
✓ Rapport des heures mensuels
✓ Demande de congés, heure supplémentaire
✓ Majoration pour le travail de nuit, jours fériés et week-ends
En plus des outils standards proposés ci-dessus, nos options personnalisées permettent de répondre à des besoins précis supplémentaires selon votre activité. Sélectionnez ceux que vous souhaitez pour constituer votre solution idéale.
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Grâce à un algorithme adaptable, notre solution analyse en temps réel les contraintes et les demandes fluctuantes, permettant ainsi une allocation optimale des ressources. Que ce soit pour la gestion du personnel, des équipements ou des matières premières, notre module garantit une utilisation optimale des ressources tout en minimisant les coûts et les risques associés.
Ajoutez des frais de rappel et automatisez vos tâches de recouvrement.
Grâce à cette intégration, vous disposez d'une passerelle d'interaction avec les outils Microsoft. Par exemple pour la gestion de vos visites et de votre base adresses, vous avez la possibilité de classer et reprendre les données dans le CRM pour des statistiques. Votre calendrier de travail peut également être repris de votre calendrier Office 365.
Créez des modèles puis automatisez la production de documents : contrat client, contrat de travail, correspondance, modèles de réponse. Le système récupère les informations nécessaires dans la plateforme pour remplir les documents en se basant directement sur votre modèle.
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Traitez vos factures de la manière la plus simple qu'il soit. Vos factures fournisseurs sont lues automatiquement et le système préremplit les informations pour vous. Il ne vous reste plus qu'à les valider.
Les collaborateurs peuvent envoyer les notes de frais via l'application mobile avec un traitement automatisé des tickets et un flux de validation. Une fois reçues, vous pouvez les rembourser directement par la comptabilité.